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Los líderes empresariales valoran mucho el impacto que los equipos de compras pueden tener en sus organizaciones. Están especialmente complacidos con la capacidad de compras para abordar el riesgo externo. Sin embargo, la confianza se desvanece cuando consideran su capacidad para colaborar internamente.

Estas son algunas de las conclusiones de un nuevo estudio de investigación realizado por Economist Impact, patrocinado por SAP. El estudio encuestó a 500 ejecutivos, incluidos directores financieros, directores de operaciones, directores de adquisiciones, directores de cadena de suministro y directores de recursos humanos.

El informe resultante, Decodificación de la confianza en la función de compras, explora cómo las empresas y las industrias están transformando las compras para enfrentar los desafíos existentes y emergentes.

Como su título lo indica, el informe de investigación analiza cómo los ejecutivos perciben el desempeño de las compras en la actualidad y cómo debe evolucionar para el futuro. Los resultados son mixtos.

Los investigadores descubrieron que el 69,6 % de los encuestados cree que los conocimientos de la función de adquisiciones son esenciales para implementar la estrategia de una organización: un claro voto de confianza. Sin embargo, solo la mitad (53,2 %) de los encuestados está de acuerdo en que Compras está colaborando efectivamente con el resto de la organización para cumplir con la visión de la empresa; la cifra fue menos de la mitad (47 %) entre los directores de operaciones (COO), posiblemente el puesto mejor ubicado para hacer esta evaluación dada su supervisión operativa. Los directores de operaciones también fueron la línea jerárquica más probable para los equipos de compras en 2022, con un 33,5 %, lo que les brinda una visión más profunda del desempeño de la función.

Si profundiza más en la encuesta, verá que el departamento de compras tiene trabajo por hacer para ganarse la confianza de los muchos encuestados que no confían en su capacidad para manejar los riesgos internos.

Cuando se preguntó a los ejecutivos sobre su confianza en la capacidad de compras para gestionar los riesgos internos, un sólido 34 % estuvo totalmente de acuerdo. Sin embargo, los que respondieron en el medio, "algo de acuerdo" y "ni de acuerdo ni en desacuerdo", presentan motivos de preocupación. Llamemos a este grupo los "cuidadores de cercas". Alrededor del 64% de todos los encuestados estaban indecisos acerca de la capacidad de compras para gestionar los riesgos internamente.

En un momento en el que Compras intenta elevar su perfil dentro de la alta dirección, la confianza es esencial. A medida que las compras trabajan para ganarse la confianza de sus partes interesadas ejecutivas, aquí hay cinco estrategias clave a considerar.

Yo diría que para que el departamento de adquisiciones se gane la confianza de los inexpertos, lo mejor que puede hacer es colaborar de manera proactiva con sus partes interesadas ejecutivas. Tradicionalmente, la función de compras ha sido muy buena para colaborar externamente con los proveedores que buscan su negocio. Pero no presta tanta atención a los equipos internos que confían en sus servicios y experiencia. La adquisición debe estar tan enfocada internamente como externamente.

Con demasiada frecuencia, escuchamos quejas de adquisiciones de que se incluyeron en el proceso demasiado tarde, después de que las partes interesadas internas hayan definido el alcance y las especificaciones e identificado un proveedor preferido. Esto limita la función a ser un reductor de precios, en lugar de un generador de valor. Piense de manera proactiva en cómo el departamento de compras puede comprometerse antes con la empresa, no en cómo el negocio puede involucrarse antes con el departamento de compras.

Convierta en una prioridad acercarse a las unidades de negocio a las que apoya y comprender sus necesidades. Comuníquese con sus partes interesadas y conózcalas cara a cara. Explique cómo pueden participar en las adquisiciones y pregunte cómo les gustaría participar a las partes interesadas.

A menudo, la primera introducción de un ejecutivo de las partes interesadas a la contratación es un sitio web lleno de políticas y reglas. La realidad es que el proceso de contratación implica necesariamente una serie de aprobaciones y, a veces, rechazos.

Por su parte, los profesionales de adquisiciones deben trabajar con las partes interesadas para comprender cómo este proceso afecta los resultados comerciales. No puede cambiar las reglas y políticas sobre la marcha. Pero puede trabajar con sus partes interesadas para encontrar formas de derribar barreras y hacer que el proceso sea más fluido para lograr los mejores resultados posibles para el negocio.

Trabaje en colaboración con sus partes interesadas ejecutivas para abordar los riesgos internos que suele gestionar el departamento de compras. Éstas incluyen:

Hasta ahora, nos hemos centrado en garantizar la confianza a través de la colaboración con las partes interesadas ejecutivas. Pero la opinión de los compradores internos cotidianos puede tener un impacto significativo en las actitudes de la alta dirección. Estas son las personas que compran suministros comerciales o una computadora portátil nueva, o servicios de impresión seguros.

La encuesta The Economist Impact encontró que la mejora de la experiencia del usuario (UX) era el área número uno en la que los encuestados planeaban usar tecnologías emergentes, como inteligencia artificial (IA), aprendizaje automático e Internet de las cosas (IoT), con un 34 % de encuestados que seleccionan esta opción. Al mismo tiempo, la mitad de los ejecutivos mencionaron la gestión de personas/relaciones como vital para la mejora de UX para adquisiciones.

En estos días, los compradores como este están familiarizados con lo fácil que es comprar en línea y quieren esa misma experiencia para sus compras comerciales. La tecnología de compras, como la capacidad de compra guiada en las soluciones de SAP Ariba, puede brindar esta experiencia. Y ahora, la capacidad de compras 360, demostrada en SAP Sapphire en 2023, trae nuevos servicios para hacer que las compras sean más predictivas, personalizadas y sostenibles. Estas capacidades se pueden configurar para incorporar políticas de adquisición para garantizar que los compradores internos adquieran artículos que cumplan con las políticas corporativas, de manera transparente para el comprador.

Para aumentar la confianza dentro del C-suite, el departamento de compras debe demostrar que puede funcionar dentro del negocio para abordar los riesgos internos y crear valor. Todo comienza con la colaboración. Los equipos de compras deben reunirse con sus partes interesadas internas donde se encuentren y derribar las barreras que les impiden lograr los mejores resultados para el negocio.

Baber Farooq es vicepresidente sénior y director de estrategia de mercado de SAP Procurement Solutions.